FUNGSI, JENIS & SYARAT RAPAT

FUNGSI, JENIS & SYARAT RAPAT 

1. Fungsi rapat

• a.     untuk memecahkan masalah
• b.     untuk menyampaikan informasi

  c. sebagai forum demokrasi ,diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah – masalah yang dikemukakan

• d. sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat ( karyawan ) dan organisasi / perusahaan
• e.  sebagai sarana bernegosiasi
• f.  sebagai sarana pembentukan peraturan seperti membuat tata tertib, undang – undang atau ketentuan hukum
• 
  

2. jenis - jenis rapat 

• menurut tujuannya :

a.     rapat penjelasan yaitu : rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat

b.     rapat pemecahan masalah yaitu : rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi

c.      rapat perundingan yaitu : rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau untuk mencari jalan tengah agar tidak merugikan pihak yang berselisih.

• Menurut sifatnya :

a.     rapat resmi ( formal meeting ) yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah – masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat

b.     rapat tidak resmi ( informal meeting ) yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal

c.      rapat terbuka yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota organisasi / perusahaan dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat rahasia

d.     rapat tertutup yaitu rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah – masalah yang masih bersifat rahasia

• menurut jangka waktunya :

a.     rapat mingguan yaitu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah yang bersifat rutin

b.     rapat bulanan yaitu rapat yang diadakan sebulan sekali dan membahas masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu

c.      rapat semesteran yaitu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program – program selanjutnya untuk enam bulan ke depan

d.     rapat tahunan yaitu rapat yang diadakan setahun sekali

• menurut frekuensinya :

a.     rapat rutin yaitu rapat yang sudah ditentukan waktunya. Contoh : rapat rutin mingguan, bulanan, dsb

b.     rapat insidental yaitu rapat yang tidak terjadwal biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan mendadak yang harus diselesaikan bersama.

3.Syarat rapat yang baik

1.     suasana terbuka

2.     tidak ada monopoli

3.     partisipasi aktif dari peserta rapat

4.     bimbingan dan pengawasan dari pimpinan

5.     perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi

6.     pertanyaan singkat dan jelas

7.     disiplin waktu