Pengendalian, Perencanaan, Persiapan serta Teknik Bertanya Dalam Rapat

pengendalian, perencanaan, persiapan serta teknik bertanya dalam rapat 

1. Pengendalian rapat

• 1. Pengendalian bebas terbatas  yaitu  pengendalian rapat yang memberikan kesempatan secara bebas kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian
• 2. Pengendalian secara ketat  yaitu pengendalian rapat yang tidak memberikan kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepadapara pesertanya
• 3. Pengendalian gabungan bebas terbatas dan ketat yaitu pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas – luasnya kepada para peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya diikuti oleh pengendalian pimpinan ketika suasana sudah tidak kondusif

2.Perencanaan dan persiapan rapat

Prinsip dasar dalam perencanaan dan persiapan rapat adalah 5w + 1H yaitu :

• 1. Why : mengapa rapat perlu diselenggarkan ?  ( hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut )
• 2. What : apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat ? ( hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat )
• 3. Who : siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut ? ( hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang )
• 4. Where : dimana rapat akan diselenggarakan ? ( hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat )
• 5.  When : kapan rapat akan diselenggarakan ? ( hal ini untuk menentukan hari, tanggal, dan waktu rapat akan diselenggarakan )
• 6.    How : bagaimana rapat akan diselenggarakan ? ( hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atu terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu atau dengan menggunakan LCD projector, tape recorder dan alat lainnya.

3. Teknik bertanya dalam rapat

• 1.  Pertanyaan umum yaitu pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat kepada seluruh peserta rapat dengan tujuan agar setiap peserta turut aktif berfikir mencari jawabannya. Contoh : menurut kalian kita ke yogya memakai transportasi apa ?
• 2.  Pertanyaan lansung yaitu pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat kepada seorang peserta rapat dengan tujuan untuk memberikan motovasi / dorongan kepada peserta rapat yang sifatnya pemalu / penakut agar aktif dalam kagiatan rapat
• 3. Pertanyaan tidak langsung yaitu pertanyaan yang diajukan oleh salah seorang peserta rapat kepada pemimpin rapa kemudian pemimpin rapat mengoper kembali pertanyaan tersebut kepada peserta lain yang lebih mengetahui atau lebih kompeten