RAPAT

RAPAT

A.   Mempersipkan pertemuan ( rapat)

Pengertian rapat

Ø Menurut KBBI rapat adalah pertemuan ( kumpulan ) untuk membicarakan sesuatu, sidang, mejelis.

Ø Rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi

Ø Rapat merupakan musyawarah kelompok untuk mufakat

Ø Rapat merupakan media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka.

Kesimpulannya : rapat adalah suatu pertemuan antar anggota organisasi / perusahaan yang bertujuan untuk merundingkan / memecahkan masalah yang menyangkut kepentingan organisasi / perusahaan.

Fungsi rapat

a.     untuk memecahkan masalah

b.     untuk menyampaikan informasi

c.      sebagai forum demokrasi

diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah – masalah yang dikemukakan

d.     sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat ( karyawan ) dan organisasi / perusahaan

e.      sebagai sarana bernegosiasi

f.       sebagai sarana pembentukan peraturan seperti membuat tata tertib, undang – undang atau ketentuan hukum

jenis – jenis rapat

menurut tujuannya :

a.     rapat penjelasan yaitu : rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat

b.     rapat pemecahan masalah yaitu : rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi

c.      rapat perundingan yaitu : rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau untuk mencari jalan tengah agar tidak merugikan pihak yang berselisih.

Menurut sifatnya :

a.     rapat resmi ( formal meeting ) yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah – masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat

b.     rapat tidak resmi ( informal meeting ) yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal

c.      rapat terbuka yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota organisasi / perusahaan dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat rahasia

d.     rapat tertutup yaitu rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah – masalah yang masih bersifat rahasia

menurut jangka waktunya :

a.     rapat mingguan yaitu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah yang bersifat rutin

b.     rapat bulanan yaitu rapat yang diadakan sebulan sekali dan membahas masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu

c.      rapat semesteran yaitu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program – program selanjutnya untuk enam bulan ke depan

d.     rapat tahunan yaitu rapat yang diadakan setahun sekali

menurut frekuensinya :

a.     rapat rutin yaitu rapat yang sudah ditentukan waktunya. Contoh : rapat rutin mingguan, bulanan, dsb

b.     rapat insidental yaitu rapat yang tidak terjadwal biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan mendadak yang harus diselesaikan bersama.

Syarat rapat yang baik

1.     suasana terbuka

2.     tidak ada monopoli

3.     partisipasi aktif dari peserta rapat

4.     bimbingan dan pengawasan dari pimpinan

5.     perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi

6.     pertanyaan singkat dan jelas

7.     disiplin waktu

tipe pemimpin rapat

1.     tipe otoriter

cirinya : suka memaksakan kehendak, merasa paling berkuasa, merasa paling mengetahui segala hal sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya.

2.     Tipe demokratis

Cirinya : bersifat terbuka mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pembimbing, pengarah dan pemberi petunjuk serta terlibat langsung dalam interaksi kelompok

3.     Tipe laissez faire

Cirinya : memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat bersifat pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif dan cenderung bersikap sebagai penonton saja.

Tipe peserta rapat

1.     Tipe pemberi informasi

Cirinya : memiliki pengetahuan dan wawasan yang sangat luas serta ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu

2.     Tipe pemberi semangat

Cirinya : memiliki kemauan dan kemampuan kerja yang tinggi sehingga mampu menggerakkan orang lain

3.     Tipe inisiatif

Biasanya akan muncul pada saat pelaksanaan rapat menemui kemacetan atau kebuntuan, karena kurang atau tidak adanya data – data yang cukup untuk menyelesaikan masalah yang dibahas

4.     Tipe pemersatu

Cirinya : selalu mengusahakan persatuan dan kesatuan jika terjadi perbedaan pendapat diantara para peserta rapat

5.     Tipe penyerang

Cirinya : selalu menentang pendapat atau tidak setuju dengan pendapat peserta lain

6.     Tipe perantara

Cirinya : biasanya akan bertindak sebagai perantara atau menjembatani antara orang / kelompok yang berbeda

7.     Tipe pendengar

Cirinya : biasanya bersifat pasif, hanya berperan sebagai pendengar yang baik

Fungsi pemimpin rapat

1.     Sebagai pengarah

Seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat agar tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai

2.     Sebagai penengah

Seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat diantara para peserta rapat

3.     Sebagai penggerak

Seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan para peserta rapat untuk dapat berperan aktif dalam menyelesaikan masalah yang dibicarakan pada rapat

4.     Sebagai pencari solusi

Seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika rapat mengalami kemacatan atau kebuntuan. Seorang pemimpin rapat dituntut harus lebih memahami masalah yang dibahas dalam rapat, dengan demikian pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan, wawasan dan pengalaman yang luas

Fungsi peserta rapat

1.     Sebagai penyumbang pendapat

2.     Sebagai penyumbang data

3.     Sebagai perumus kesimpulan

4.     Sebagai pembantu pimpinan

5.     Sebagai penerima hasil keputusan

Pengendalian rapat

1.     Pengendalian bebas terbatas  yaitu  pengendalian rapat yang memberikan kesempatan secara bebas kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian

2.     Pengendalian secara ketat  yaitu pengendalian rapat yang tidak memberikan kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepadapara pesertanya

3.     Pengendalia gabungan bebas terbatas dan ketat yaitu pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas – luasnya kepada para peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya diikuti oleh pengendalian pimpinan ketika suasana sudah tidak kondusif

Perencanaan dan persiapan rapat

Prinsip dasar dalam perencanaan dan persiapan rapat adalah 5w + 1H yaitu :

1.     Why : mengapa rapat perlu diselenggarkan ?  ( hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut )

2.     What : apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat ? ( hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat )

3.     Who : siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut ? ( hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang )

4.     Where : dimana rapat akan diselenggarakan ? ( hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat )

5.     When : kapan rapat akan diselenggarakan ? ( hal ini untuk menentukan hari, tanggal, dan waktu rapat akan diselenggarakan )

6.     How : bagaimana rapat akan diselenggarakan ? ( hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atu terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu atau dengan menggunakan LCD projector, tape recorder dan alat lainnya.

Teknik bertanya dalam rapat

1.     Pertanyaan umum yaitu pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat kepada seluruh peserta rapat dengan tujuan agar setiap peserta turut aktif berfikir mencari jawabannya. Contoh : menurut kalian kita ke yogya memakai transportasi apa ?

2.     Pertanyaan lansung yaitu pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat kepada seorang peserta rapat dengan tujuan untuk memberikan motovasi / dorongan kepada peserta rapat yang sifatnya pemalu / penakut agar aktif dalam kagiatan rapat

3.     Pertanyaan tidak langsung yaitu pertanyaan yang diajukan oleh salah seorang peserta rapat kepada pemimpin rapa kemudian pemimpin rapat mengoper kembali pertanyaan tersebut kepada peserta lain yang lebih mengetahui atau lebih kompeten

Menyelenggarakan rapat formal

A.   Hal – hal yang harus dipersiapkan dalam menyelenggarakan rapat formal

1.     Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok – pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat.

Susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran dari rencana jalannya rapat ( agenda rapat )

PT DANTY DARMA VITRY Jln .Raya cikoneng kav.33 ciamis Telp. 089665858870

contoh agenda rapat :

AGENDA RAPAT INOVASI PRODUK 1.       Laporan masing-masing bagian 2.       Strategi pemasaran produk

 

Contoh susunan acara rapat

PT DANTY DARMA VITRY Jln .Raya cikoneng kav.33 ciamis Telp. 089665858870

Susunan acara  RAPAT INOVASI PRODUK 1.       08:00 – 08:30      : Registrasi 2.       08:30 – 09:00      : Pembukaan 3.       09:00 – 09:30      : pengarahan pimpinan 4.       09:30 – 10:00      : Laporan bagian produksi 5.       10:00 – 10:15      : Laporan bagian keuangan 6.       10:15 – 10:30      : Laporan  bagian pemasaran 7.       10:30 – 11:00      : Tanya jawab 8.       11:00 – 11:15      : tutup

2.     Menentuka peserta rapat

Bagaimana cara menentukan peserta rapat yang akan diundang ?

Untuk menentukan siapa saja peserta rapat yang akan diundang dapat dilihat dari agenda rapat yang telah dibuat.Selanjutnya konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.

3.     Membuat undangan  rapat

Surat undangan rapat adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu pada tempat dan waktu tertentu

Syarat – syarat membuat surat undangan rapat :

1)    Menggunakan kop / kepala surat

2)    Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatannya

3)    Mencantumkan perihal undangan rapat

4)    Mencantumkan nama dan jabatan orang yang diundang rapat

5)    Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan

6)    Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggungjawab atas surat undangan tersebut

4.     Membuat daftar hadir rapat

Daftar hadir rapat ada 2 macam :

1.     Buku tamu

2.     Daftar hadir biasa ( yang dibuat diatas selembar kertas)

Fungsi daftar hadir rapat :

1.     Untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat

2.     Untuk mengetahui jumlah item yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi, dsb

3.     Sebagai bahan penyusunan notula rapat

4.     Sebagai dokumentasi

5.     Mempersiapkan bahan rapat

Bahan – bahan yang perlu dipersiapkan :

1.     Agenda rapat dan susunan acara rapat

2.     Bahan – bahan yang akan dibicarakan dalam rapat ( makalah, laporan, dsb)

3.     Notula / hasil rapat yang lalu ( apabila rapat tersebut kelanjutan dari rapat sebelumnya)

6.     Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

Peralatan dan perlengkapan yang perlu dipersiapkan :

1.     White board lengkap dengan spidol dan penghapus

2.     Flip chart lengkap dengan spidolnya

3.     LCD projector lengkap dengan layarnya

4.     Sound system lengkap dengan mikrofonnya

5.     Map atau tas yang digunakan untk menempatkan bahan – bahan rapat

6.     Block note dengan ballpoint nya

7.     Name tag untuk peserta rapat

8.     Komputer atau laptop

9.     Kalender meja, kalkulator dan telepon nirkabel

Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat sebaiknya dibuat terlebih dahulu daftar kebutuhan peraltan dan perlengkapannya agat dapat dipastikan berapa jumlah barang yang dibutuhkan.

7.     Mempersiapkan ruang rapat

Hal – hal yang perlu dipersiapkan :

a.     Cahaya penerangan

b.     Ventilasi udara

c.      Pengaturan tempat duduk

Pengaturan tempat duduk ada 4 macam :

Ø Gaya klasikal / kelas : cocok untuk jumlah peserta yang banyak dan digunakan untuk rapat pemberian informasi.

Ø Gaya konferensi : dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat kebersamaan / team work. Biasanya digunakan untuk rapat pemecahan masalah

Ø Gaya huruf U : cocok untuk rapat informal dan juga biasa digunakan untuk rapat pemecahan masalah

Ø Gaya round Table : dapat digunakan untuk diskusi kelompok atau workshop

*pengaturan tempat duduk diselesaikan dengan luas ruangan dan jumlah peserta rapat

8.     Mempersiapkan akomodasi / penginapan

Seorang administrasi kantor / sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk penginapan. Mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar, sehingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.

9.     Mempersiapkan konsumsi

Konsumsi berupa snack dapat disajikan dengan cara :

1.     Disajikan sebelum peserta rapat duduk

2.     Disajikan selama rapat berlangsung

3.     Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri

4.     Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman, dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah disediakan

10.            Pengechekan persiapan terakhir

Hal – hal yang perlu diperiksa :

1.     Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat

2.     Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat

3.     Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedian dalam ruang rapat dan berfungsi dengan baik

4.     Apakah bahan – bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah disiapkan dalam suatu map ?

5.     Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara rapat telah dipersiapkan ?

6.     Apakah konsumsi rapat telah dipesan / disiapkan

7.     Apakah akomodasi dan transportasi telah tersedia ? ( bila diperlukan )

Menyelenggarakan rapat informal

B.   Hal – hal yang harus dipersiapkan dalam menyelenggarakan rapat informal

1.     Agenda rapat ( biasanya hanya satu topic jadi tidak perlu ditulis / diketik )

2.     Undangan rapat ( tidak secara lengkap seperti melalui surat akan tetapi bisa melalui sms / telp)

3.     Peserta rapat ( yang berkaitan dengan masalah yang akan dibahas saja )

4.     Perlengkapan rapat

5.     Ruang rapat ( tidak diselenggarakan di tempat khusus )

6.     Konsumsi

Peran seorang admin kantor dalam rapat

1.     MC ( master of ceremony ) / pembawa acara

2.     Notulis ( orang yang bertugas membuat notula

Bentuk notula ada 2 macam :

1.     Bentuk resume : kesimpulan saja sehingga membutuhkan kecepatan dengan stenografi

2.     Bentuk verbatim : seadanya, tidak ada pengurangan ataupun penambahan, biasanya menggunakan tape recorder

Penyelenggaraan rapat

1.     Membuka rapat

Yang perlu dikemukakan dalam membuka rapat

Ø Acara / agenda rapat

Ø Tata tertib rapat

Ø Tanggapan & saran

Ø Motivasi ( pentingnya masalah )

Ø Tujuan diadakannya rapat

Ø Penyelesaian masalah

2.     Berlangsungnya rapat

3.     Menutup rapat

Pemimpin harus dapat mengatur jalannya / berlangsungnya rapat dan menutupnya pula dengan baik, jangan berlarut – berlarut dan hasil rapat dibacakan, jika belum ditemukan keputusan hasil rapat membentuk tim khusus

Notula Resume Nama perushaan Judul notula Hari /tanggal Waktu Tempat Pimpinan Sekretaris Jumlah peserta diundang Jumlah peserta hadir Jumlah peserta tidak hadir Agenda rapat Risalah rapat : 1.       Pembukaan 2.       Pengarahan ketua rapat a)      ………… b)      …………. c)       ………. 3.       Pembahasan dan tanya jawab a)      ……….. b)      ………… 4.       Kesimpulan a)      …………. b)      ……….. 5.       Penutup

 

Notula verbatim Nama perusahaan / instansi Judul notula Hari / tanggal Waktu Tempat Pimpinan Sekretaris Jumlah peserta diundang Jumlah peserta hadir Jumlah peserta tidak hadir Agenda rapat Risalah rapat :    1. Pembukaan                                 Ketua rapat : “ assalamualaikum wr,wb.” *semua risalah ditulis dengan kalimat langsung memakai tanda kutip tanpa  pengurangan maupun penambahan ( berupa dialog langsung )                                 2. penutup Mengetahui                                                                                                       disusun oleh …………….                                                                                                              …………………..

 

*notula resume maupun verbatim harus ada tanda tangan pejabat yang berwenang di bawah form notula tersenut .

C.   Membuat catatan hasil rapat

Bentuk catatan hasil rapat atau notula yaitu :

1.     Verbatim : catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat tanpa ditambah atau dikurang. ( biasanya dibuat dalam tanda kutip )

2.     Resume : catatan yang berisi kesimpulan – kesimpulan dari jalannya rapat

Fungsi catatan rapat

1.     Sebagai dokumen dan alat pembukti

2.     Sebagai sumber informasi bagi peserta rapat yang absen atau tidak hadir

3.     Sebagai dasar untuk pertemuan selanjutnya

4.     Sebagai alat pengingat untuk para peserta rapat

Teknik menyusun notula rapat

Notula dapat dijadikan arsip organisasi untuk mengetahui keputusan rapat terdahulu dan bila suatu saat notula tersebut diperlukan.Notula juga penting bagi peserta rapat yang tidak dapat hadir, Karena dengan membaca notula tersebut diketahui jalannya rapat beserta hasil keputtusan – keputusannya.

Susunan notula rapat terdiri dari :

1.     Judul notula

2.     Tanggal, bulan dan tahun diselenggarakannya rapat

3.     Tempat dan waktu diselenggarakannya rapat

4.     Nama pimpinan dan sekretaris rapat

5.     Jumlah peserta rapat yang diundang

6.     Jumlah peserta rapat yang hadir ( nama – nama peserta rapat dicantumkan dalam notula apabila peserta rapat yang hadir kurang dari 10 orang, tetapi bila peserta rapat lebih dari 10 orang, nama – nama peserta rapat yang hadir dilampirkan dalam daftar hadir )

7.     Jumlah peserta rapat yang tidak hadir

8.     Agenda rapat atau acara rapat

9.     Jalannya rapat / risalah  ( dari acara pembukaan sampai dengan penutup )

10.             Tanda tangan pembuat notula

11.            Pengesahan oleh pimpinan rapat

Istilah –istilah yang berhubungan dengan rapat

Istilah	Pengertian
Ad hoc	Panitia khusus yaitu suatu tim yang dipilih dan ditugaskan untuk menyelenggarakan suatu tugas khusus
Addendum	Tambahan yang disampaikan dalam sebuah mosi
Adjourmant	Atas persetujuan hadirin, ketua memutuskan untuk menghentikan rapat dan menunda diskusi lebih lanjut, karena terbatasnya waktu. Untuk itu harus ditentukan rapat dibuka kembali
Amandemen	Perubahan mosi dengan menambahkan atau mengurangi beberapa kata. Setiap perubahan harus diusulkan, didukung dan disampaikan kepada rapat dengan cara semestinya
Clousure	Mosi resmi yang diajukan untuk mengakhiri sebuah diskusi mengenai masalah khusus. Apabila mosi ini terulang kedua kalinya, maka masalah harus segera diajukan dalam bentuk voting tanpa diskusi lebih lanjut. Setelah,  diskusi dapat dilanjutkan.
Co opted member	Seorang yang ditunjuk secara khusus oleh sebagian besar anggota atas dasar voting sebagai penambah keanggotaan. Dasar penunjukan adalah keahlian dari seorang yang ditunjuk
Ex officio	Seorang yang ditunjuk karena jabatan orang yang bersangkutan
Lie on the table	Tidak diambil suatu tindakan terhadapnya
Majority  (mayorits )	Ketetapan berdasarkan jumlah suara  terbanyak yang dibutuhkan agar suatu mosi diterima
Mosi	Keputusan rapat ; yang menyatakan pendapat atau keinginan para anggota
New com	Tidak ada orang yang menyanggah. Sebuah mosi disebut new com apabila tidak ada seorang pun yang menyanggah walaupun ada anggota yang bersikap abstain
Next bustiones	Dibahas pada kesempatan berikutnya
No confidence	Mosi tidak dapat percaya yang dapat disampaikan oleh anggota apabila mereka tidak mempercayai ketua rapat. Seandainya mayoritas anggota mendukung mosi tidak percaya ini maka ketua harus menyerahkan jabatannya kepada wakil ketua atau orang lain yang ditunjuk pada rapat.
Out of order	Suatu pendapat atau pernyataan yang bertentangan dengan peraturan rapat
Point of order	Pertanyaan yang dapat disampaikan oleh anggota selama rapat berlangsung mengenai prosedur rapat tetapi pernyataan dapat pula membicarakan paraturan organisasi atau peraturan kerja.
Proxy	Seorang yang ditunjuk mewakili kepentingan orang lain dalam rapat. Hal ini sudah diatur dalam peraturan oraganisasi atau perusahaan
Quorum	Ketentuan tentang jumlah minimal anggota yang harus hadir agar rapat dapat dinyatakan sah. Jumlah minimal ini dicantumkan dalam anggaran dasar organisasi / perusahaan
Reference back	Tambahan papa laporan atau pokok permasalahan sebagai bahan pertimbangan lebih lanjut bagi orang yang mengajukannya
Resolusi	Keputusan resmi dalam suatu rapat yang diusulkan, didukung serta diajukan dalam rapat sebagaimana mestinya. Resolusi yang telah disetujui tidak boleh diusulkan kembali
Rider	Tambahan pada resolusi yang sudah diajukan. Rider harus diusulkan ( diajukan) dan didukung anggota, sama seperti mosi
Right of reply	Hak dari pemrakarsa suatu mosi untuk memberikan jawaban pada penutupan diskusi
Status quo	Keadaan sebagaimana adanya
Standing order	Pedoman yang disusun sebagai acuan kegiatan
Sub commitee	Salah satu bagian yang ditunjuk untuk melakuakan suatu tugas khusus atau menangani aspek khusus dari pekerjaan utama komite
Teller	Orang yang ditugaskan untuk menghitung suara pada rapat
Unanimous	Resolusi yang disetujui oleh seluruh anggotanya
Voting	Pemungutan suara anggota rapat

D.   Mendistribusikan hasil pertemuan / rapat

Cara yang dapat digunakan untuk mendistribusikan hasil rapat antara lain melalui jasa petugas / kurir perusahaan, facsimile, e-mail, jasa perusahaan pos / kiriman kilat atau didistribusikan secara langsung

1.     Didistribusikan melalui jasa petugas /kurir perusahaan

Jika peserta rapat merupakan karyawan internal perusahaan yang ruang lingkup masih berada dalam satu gedung, jasa petugas / kurir perusahaan dapat dipergunakan.Cara pendistribusiannya adalah dengan dibagikan oleh petugas / kurir perusahaan kepada pihak – pihak yang membutuhkan dengan menggunakan bukuk ekspedisi intern, sebagai bukti bahwa yang bersangkutan telah menerima hasil rapat.

Contoh buku ekspedisi intern

no	Hari /tanggal	Nama penerima	Bagian	Paraf dan tanggal terima

Untuk para peserta rapat yang berasal dari pihak eksternal atau luar perusahaan yang masih terletak dalam satu wilaya kota, jasa petugas atau kurir perusahaan dapat juga dipergunakan. Cara pendistribusiannya pun dengan cara dibagikan oleh petugas / kurir perushaan kepada pihak – pihak yang memerlukan dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern sebagai bukti bahwa yang bersangkutan telah menerima hasil rapat.

Namun jika para peserta rapat berasal dari wilayah kota lain yang sulit dijangkau oleh petugas / kurir perusahaan dapat dipilih cara pendistribusian melalui facsimile, e- mail atau jasa perusahaan pos /kiriman kilat.

2.     Distribusi melalui facsimile

Facsimile adalah alat komunikasi yang digunakan untuk mengirim dan menerima brita dan gambar melalui telepon ke berbagai tempat dalam waktu yang ralatif singkat. Hal ini dapat dilakukan jika hasil rapat merupakan hasil yang bersifat tidak rahasia, karena mudah dibaca olehh orang lain.

Langkah – langkah mengirimkan hasil pertemuan melalui facsimile :

1.     Siapkan dokumen ( hasil rapat ) yang akan dikirim. Dokumen ini dapat ditulis tangan atau diketik ( dengan mesin tik atau komputer ) pada kertas biasa

2.     Letakkan dokumen yang akan dikirim pada papan tempat pengiriman dokumen dengan posisi tulisan menghadap ke bawah dan bagian atas dokumen berada di bawah

3.     Tekan tombol quality sampai pada layar tertulis standard, fine, atau half tone. Pilihlah kualitas hasil pengiriman dokumen yang dinginkan

4.     Tekan tombol monitor

5.     Tekan nomor fax yang dituju

6.     Tekan tombol start /copy

7.     Secara otomatis mesin fax akan memutar sendiri dan akan terdengar melalui speaker monitor apakah hubungan telah tersambung atau belum

8.     Apabila pengiriman sedang berlangsung tetapi hendak dibatalkan atau hanya sebagian dokumen saja yang akan dikirim, tekan tombol eject / reset.

Contoh buku  ekspedisi extern

no	Tanggal kirim	Instansi/ alamat	perihal	Nama penerima	Paraf dan tanggal diterima

3.       Distribusi melalui e-mail

Langkah – langkah pengiriman hasil pertemuan / rapat melalui e-mail :

1.     Buka situs penyedia layanan e-mail seperti yahoo.com, dll

2.     Klik menu mail

3.     Isikan yahoo.id dan password, kemudian klik sign in

4.     Klik menu new, kemudian pilih e-mail message

5.     Selanjutnya akan muncul lembar kerja

a)     Ketik alamat e-mail yang dituju pada kolom To

b)    Ketik topic mengenai hasil pertemuan pada kolom subject

c)     Tulis berita / surat pengantar pada lembar kerja yang kosong

d)    Klik attach files untuk melampirkan dokumen hasil rapat

e)     Cari file dokumen hasil rapat

f)      Setelah proses attachment selesai, klik menu send

4.     Ditribusi melalui jasa perusahaan pos / kiriman kilat

Jika hasil rapat merupakan hal – hal yang tidak boleh dibaca oleh orang lain yang tidak berkepentingan atau bersifat rahasia, dan peserta rapat berasal dari wilayah kota lain yang sulit dijangkau oleh petugas / kurir perusahaan, pendistribusian hasil rapat dapat mempergunakan jasa perusahaan pos ( PT Pos Indonesia) atau jasa perusahaan kiriman kilat seperti : JNE, Tiki, DHC, atau Fedex

Langkah – langkah :

a)     Masukan hasil rapat  yang akan dikirim ke dalam amplop dengan dilampiri surat pengantar

b)    Pilih jenis pengiriman berdasarkan cepat / lambatnya hasil rapat tersebut harus diketahui oleh peserta rapat atau pihak – pihak yang memerlukan

c)     Serahkan semua berkas yang akan dikirimkan ke petugas pos dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern untuk meminta cap pos setempat sebagai bukti bahwa berkas hasil rapat telah dikirim melalui pos.

d)    Pengiriman hasil rapat sebaiknya dilakukan melalui pengiriman kilat tercatat atau perusahaan jasa pengiriman yang mempunyai tanda terima

5.     Distribusi langsung

Apabila notula dibuat langsung dengan diketik pada komputer / laptop, maka ketika rapat selesai dan notula selesai disusun, notula dapat diedarkan secara langsung kepada semua peserta rapat yang hadir melalui media penyimpanan data seperti flashdisk atau hardisk eksternal. Bagi peserta rapat yang tidak hadir, notula dapat dikirimkan melalui jasa petugas / kurir perusahaan, faximile, e- mail, atau jasa perusahaan pos / kiriman kilat

6.     Produk jasa pengiriman

1.     PT Pos Indonesia

Jenis layanan pengiriman yang disediakan oleh PT Pos Indonesia antara lain:

a)     Surat pos biasa ( standar )

Merupakan layanan pengiriman pesan dan barang yang ditujukan oleh seluruh masyarakat.Ketentuannya : berat maksimum 2 kg. surat biasa ini dapat diposkan dimana saja dan biaya pengiriman dilunasi dengan menggunakan prangko

b)    Surat pos kilat khusu ( SKH )

Merupakan layanan untuk pengiriman pesan dan barang domestic ( dalam negri ) yang cepat dengan jaringan terluas. Ketentuan beratnya : 5 kg dengan pembayaran uang secara tunai. Pada layanan surat pos kilat khusus juga tersedia fasilitas asuransi dan jaminan ketetapan penyampaian kiriman karena pelacakan jejak menggunakan sistem barcode

c)     Surat pos tercatat

Layanan pengiriman dokumen dan barang yang terjamin keamanannya dengan jangkauan terluas. Cara pembayarannya sama dengan layanan surat pos biasa. Ada nomor resi yang dapat dilacak keberadaan kiriman tersebut

d)    Surat pos kilat

Layanan untuk pengiriman pesan dan barang secara cepat yang dapat diposkan dimana saja dan kapan saja. Kecepatannya hampir sama dengan layanan surat pos kilat khusus, hanya cara pembayaran menggunakan prangko

e)     Jasa kurir cepat ( express courier service )

Layanan untuk kiriman ritel yang terdiri dari :

1.     Service level guarantee based : layanan yang disediakan untuk bisnis / korporat dengan keunggulan :

·        Waktu yang akurat dan terlacak

·        Layanan pengiriman dituangkan dalam perjanjian kerjasama / kontrak yang berdasarkan service level agreement ( SLA )

·        Adanya sistem collecting, yaitu pengumpulan kiriman yang dilakukan oleh kurir PT Pos Indonesia sehingga memudahkan dalam proses pengiriman

·        Penyediaan laporan status pengiriman secara cepat

2.     Mailing room: merupakan layanan untuk pesan dan barang yang dilakukan antar department pada suatu perusahaan yang berlokasi di satu gedung, antar kantor cabang. Layanan ini dituangkan dalam perjanjian kerjasama atau kontrak berdasarkan SLA

2. JNE  ( jalur nugraha ekakurir )

         

Perusahaan yang bergerak dibidang jasa pengiriman logistic dan distribusi yang melayani kebutuhan seluruh masyarakat.

Layanan yang disediakan :

1.     Express : layanan jasa kurir dari JNE yang digunakan untuk pengiriman dokumen dan barang dalam negri ( intra kota ) dan luar negri

2.     Logistics : layanan yang disediakan oleh JNE untuk jasa cargo laut dan udara ( ekspor dan impor ), jasa kapabeanan, jasa perpindahan ( angkut darat dan pergudangan ) serta pengelolaan logistics perusahaan dan distribusinya

3.     Money remittent : layanan pengiriman uang dengan western union JNE

4.     Airport  greeting service : jasa penjemputan di Bandara yang bertujuan untuk menjaga kelancaran proses, kedatangan, transit, serta keberangkatan pelanggan. JNE juga menyediakan jasa pendampingan untuk proses imigrasi dan kepabeanan serta mengatur transportasi penginapan, reservasi tiket, dan membantu pelanggan menghindari keterlambatan dan antrian di Bandar udara

Layanan express dari JNE dibagi menjadi 2 :

1.     Intra kota

a.     Diplomat : layanan yang disediakan untuk pengguna jasa ( customer ) yang membutuhkan penanganan khusus dalam pengiriman barang atau dokumen dengan cara dibawa langsung oleh petugas JNE ( Hand carry )

b.     Layanan super speed : layanan untuk pengguna jasa yang membutuhkan pengiriman barang dan dokumen dalam waktu cepat. Barang akan dikirimkan pada hari yang sama dengan maksimal penyampaian barang dan dokumen pada pukul 21:00

c.      Yes ( yakin esok sampai ) : layanan untuk mengirimkan barang atau dokumen hari ini untuk sampai maksimal pukul 24:00 esok hari. Apabila barang atau dokumen yang dikirimkan tidak sampai esok karena kelalaian pihak JNE, biaya pengiriman akan dikembalikan kepada pengguna jasa.

d.     Layanan regular : layanan untuk pengiriman barang atau dokumen dengan waktu penyampaian 1-5 hari kerja dan disesuaikan dengan kota tujuan. Batas waktu permintaan penjemputan barang atau dokumen yang akan dikirim maksimal pukul 18:00 dan batas waktu penerimaan barang pukul 23:00

e.      OKE ( ongkos kirim ekonomis )

Layanan untuk pengguna jasa yang membutuhkan harga ekonomis dalam pengiriman barang atau dokumen dan tidak membutuhkan kecepatan dalam pengiriman.Waktu penyampaian barang / dokumen paling cepat 3 hari kerja sejak barang diterima oleh JNE.

2.     Jasa kurir luar negri

Untuk pengiriman barang dan dokumen ke seluruh dunia, mulai dari paket kecil hingga paket besar. Seluruh pengiriman barang dan dokumen di monitor setiap saat melalui program situs JNE

3.     TIKI

Layanan pengiriman barang / dokumen dalam jumlah besar, baik untuk pengiriman dalam negri maupun luar negri. Layanan pengiriman :

a.     Layanan pengiriman dalam negri ( domestic )

1.     PRS ( priority service ) : untuk penitipan barang atau dokumen

2.     SDS ( same day service ) : untuk pengiriman barang / dokumen yang cepat yang disampaikan pada hari yang sama

3.     ONE ( one Night express) : pengiriman barang atau dokumen dengan maksimal penyampaian pukul 13:00 di hari berikutnya

4.     ONS ( one night service ) : untuk pengiriman barang yang akan diterima dai hari berikutnya maksimal pukul 17:00 untuk pelanggan bisnis dan 19:00 pelanggan hunian

5.     TDS ( two day service ) : pengiriman dalam waktu 2 hari

6.     REG ( regular ) : layanan pengiriman dengan jangkauan ke seluruh Indonesia dan waktu yang relative singkat. Pegiriman akan diterima maksimal pukul 17:00 untuk bisnis pukul 19:00 untuk hunian.

7.     ECO ( economy service ) : layanan pengiriman keseluruhan Indonesia dengan biaya yang sangat ekonomis. Layanan ini untuk pengiriman barang dagangan dalam jumlah besar yang relative berat dan pengiriman dapat dilakukan berulang.

8.     Layanan pengiriman ke luar negri

Produk international express Tiki yang melayani pengiriman barang / dokumen ke seluruh Negara di dunia.

Layanannya:

1.PRS ( priority service )

2. WDS ( world document service ) = dokumen

3. WPE ( world package expert ) = parsel

Jenis rapat	Ciri – cirinya
Rapat umum  ( massa meeting )	Ø Secara umum artinya semua orang baik pria maupun wanita, pemuda, pelajar, petani, buruh dll Ø Tempatnya di stadion, lapangan atau alun – alun Ø Terbuka untuk umum Ø Undangan sekian ratus ribu orang hanya melalui siaran –siaran keliling, radio, dsb
Rapat umum terbatas	Ø Secara umum Ø Tempatnya dalam ruangan, Ø Sebagian besar dengan undangan
Rapat intern	Ø Adalah rapat yang hanya dihadiri oleh warga atau anggot – anggotanya sendiri misalnya rapat intern partai A, partai B, perkumpulan koperasi A, dll
Rapat ekstern	Ø Adalah rapat yang diadakan oleh suatu organisasi dengan mengundang organisasi lain
Sidang	Ø Sidang adalah pertemuan antara pengurus atau antara pengurus dengan seluruh anggota, untuk membicarakan sesuatu, kemudian diambilnya suatu keputusan yang dimufakati bersama. Dengan demikian, sidang adalah musyawarah untukmufakat, yang lazim menggunakan istilah “ sidang “ adalah lembaga dewan seperti DPR, MPR, partai dan sebagainya.
Sidang pleno	Ø Adalah sidang lengkap dengan seluruh anggota dan anggota pengurus lengkap. Istilah sidang pleno kini kebanyakan disalin dengan istilah sidang peripurna
Musyawarah	Ø Identic dengan sidang , sejalan dengan penerapan demokrasi pancasila maka kita lebih cenderung menggunakan istilah musyawarah daripada istilah sidang. Musyawarah lebih dijiwai oleh semangat kekeluargaan dan putusan diambil dengan jalan musyawarah untuk mufakat bersama. Berbeda sedikit dengan sidang dimana masih terbukanya ketentuan formal adanya suara yang terbanyak menjadi menang.