penyusutan arsip

PENYUSUTAN ARSIP

• Pengertian Penyusutan arsip ( records disposal ) menurut PP no.34 tahun 1979

1.  Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan organisasi

2.     Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku

3.  Menyerahkan arsip statis dari unit kearsipan ke ANRI ( Arsip  Nasional Republik Indonesia ) atau BAD ( Badan Arsip Daerah )

• Menurut Drs. Jonner hassugian ,M.Si adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya masa simpan arsip yang telah ditentukan oleh perundang – undangan, peraturan , atau prosedur administrative.

Kesimpulannya penyusutan arsip merupakan kegiatan mengurangi jumlah arsip yang dapat dilakukan dengan cara  memindahkan, memusnahkan dan menyerahkan arsip kepada pihak lain.

Tujuan penyusutan arsip :

a)  Efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip tumpukan arsip kian hari kian menjulang. Sehingga semakin banyak tenaga yang dibutuhkan untuk menangani arsip, semakin banyak biaya untuk membayar tenaga, semakin banyak waktu yang dibutuhkan untu mencari arsip sehinga efisiensi dan efektivitas menjadi menurun

b)    Menjamin tersedianya informasi dan arsip yang benar – benar bernilai guna

c)     Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional

Teknik penyusutan arsip

A.   Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA)

JRA adalah suatu daftar yang berisi tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip serta penetapan simpan permanen dan musnah .

Golongan arsip	Arsip	Usia arsip ( tahun )		Ket.
		Aktif	Inaktif
VITAL	Akta pendirian perusahahaan	-	-	Abadi
	Akta tanah	-	-	Abadi
	Daftar saham	-	-	Abadi
	Surat keputusan	-	-	Abadi
PENTING	Keuangan	5	25	Dimusnahkan
	Cek berkas	5	25	Dimusnahkan
	Surat perjanjian	Sesuai kebutuhan	Sesuai kebutuhan	Dimusnahkan
BERGUNA	Laporan tahunan	2	10	Dimusnahkan
	Neraca	2	10	Dimusnahkan
TIDAK BERGUNA	Undangan	1 bulan	-	Dimusnahkan
	Pengumuman	1 bulan	-	Dimusnahkan

Jadwal retensi arsip disusun oleh suatu panitia yang terdiri dari para pejabat yang memahami tentang kearsipan, fungsi dan kegiatan organisasinya.

Teknik membuat jadwal retensi arsip

1.  Inventarisasi : adalah pendataan atau pencatatan fisik arsip ( foto, film, rekaman ) maupun non fisik ( jangka waktu, jumlah, volume arsip,dll )

2.     Penyusunan daftar jenis / series arsip, yaitu daftar yang berisi tentang jenis – jenis arsip yang telah disimpan.

3.     Penilaian arsip

Menurut Betty R. Rick (1992) penilaian arsip adalah suatu pengujian terhadap sekelompok data melalui daftar arsip dalam menentukan nilai guna etiap series arsip organisasi. Menurut F.Gerald Ham ( 1993) penilaian arsip adalah suatu proses yang dilakukan oleh organisasi untk mengevaluasi seberapa jauh arsip tersebut dapat memberikan sumbangan kepada kebijakan perusahaan. Penilaian arsip dilakukan pada setiap arsip agara dapat ditentukan berapa lama arsip disimpan di file aktif dan file inaktif serta apakah jenis arsip aktif tersebut kemudian dimusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis ke arsip nasional. Penilaian arsip dapat dinyatakan dengan persentase angka pemakaian arsip.

Rumus

Angka pemakaian  =jumlah permintaan surat   X 100%

                                       Jumlah arsip      

Suatu arsip dinilai baik apabila :

a)     Persentase angka pemakaian arsip tinggi ( maximum 15%)

b)    Warkat yang disimpan dalam arsip masih mempunyai manfaat ( bernilai )

c)     Masih aktif membantu jalannya perusahaan / organisasi.

Penilaian arsip dapat mempergunakan kriteria penilaian ALFRED yaitu :

1.     Administrative value      ( nilai administrasi )

2.     Legal value                      ( nilai hukum )

3.     Financial value                ( nilai uang )

4.     Research value                ( nilai penelitian )

5.     Education value              ( nilai pendidikan )

6.     Documentary value         ( nilai dokumentasi )

Nilai ALFRED berkisar antara 0 % s/d 100% dengan pengelolaan arsip sebagai berikut :

a)    Arsi vital ( 90 % sd 100% ) ,sangat penting tidak boleh dipindahkan, dimusnahkan dan disimpan abadi.

b)    Arsip penting ( 50% sd 89% ) melengkapi bisnis rutin, dapat diganti dengan biaya tinggi dan lama.

c)     Arsip berguna ( 10% sd 49% )

d)    Arsip tidak berguna ( 0% sd 10% )

4.     Penentuan nasib akhir

Apakah arsip akan disimpan permanen ?

Apakah arsip akan dimusnahkan ?

5.     Penyusunan konsep

6.     Pengesahan : dilakukan oleh pimpinan perusahaan namun direkomendasikan lebih dahulu ke ANRI

7.     Pelatih

8.     Control penggunaan dan penyempurnaan

B.   Berdasarkan non jadwal retensi arsip

Tekniknya :

a)     Pelaksanaan pembenahan arsip

b)    Penilaian arsip

c)     Penyusunan daftar

d)    Pelaksanaan penyusutan

e)     Perencanaan pembenahan arsip

Pemindahan arsip

Apabila mengelola kearsipannya berdasarkan atas kombinasi sentralisasi dan desentralisasi berarti selama arsip tersebut masih aktif maka arsi tersebut dikelola dan disimpan pada unit kerja masing – masing dan apabila arsip tersebut sudah inaktif maka dikelola dan disimpan pada unit sentral ( arsip pusat ). Waktu pemindahan arsip berdasarkan retensi arsip

Pemindahan arsip berarti berpindah tempat dan pengawasan dari unit kerja kepada unit sentral arsip.

Caranya :

1.     Petugas membuat berita acara pemindahan arsip dan daftar jenis arsip yang akan diserahkan ( daftar pertelaan )

2.     Berita acara tersebut ditandatangani oleh pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima

Penyerahan arsip

Hanya untuk arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional saja yang tidak dimusnahkan tetapi diserahkan kepada ANRI untuk disimpan dan dilestarikan selama – lamanya sebagai hasil budaya bangsa.Arsip ini disebut arsip statis.

Arsip statis adalah arsip yang masih mempunyai kegunaan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional tetapi sudah tidak digunakan lagi untk penyelenggaraan administrasi sehari – hari.

Penyerahan arsip dari unit kerja ke ANRI ditetapkan dalam PP no.34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip sebagai berikut :

a)     Arsip yang disusun oleh lembaga – lembaga atau badan – badan pemerintah di tingkat pusat harus diserahkan kepada ANRI pusat

b)    Arsip yang disimpan oleh badan – badan nasional daerah harus diserahka kepada  Arsip Nasional Daerah ( BKD )

c)     Arsip yang diserahkan ( penyerahan arsip ) sebagaimana dimaksud diatas dilakukan sekurang – kurangnya satu kali dalam 10 tahun, serta dilaksanakan dengan membuat berita acara penyerahan arsip yang disertai daftar pertelaan arsip dari arsip – arsip yang diserahkan.

Pemusnahan Arsip

Adalah kegiatan menghapus keberadaan arsip dari tempat penyimpanan atau tindakan penghancuran secara fisik yang dilakukan secara total sehingga dihilangkan identitasnya.Pemusnahan arsip dapat dilakukan oleh unit pengolah dan dapat juga dilakukakan oleh unit kearsipan. Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara :

a)     Pembakaran arsip

b)    Penghancuran dengan mesin penghancur kertas

c)     Penghancuran dengan menggunakan bahan kimia

Adapun prosedur pemusnahan arsip

a)     Seleksi arsip yang akan dimusnahkan

b)    Buat daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan ( daftar pertelaan)

c)     Buat berita acara pemusnahan

d)    Laksanakan pemusnahan dengan 2 orang saksi

Pemusnahan dilakukan oleh penanggungjawab kearsipan dengan 2 orang saksi dari pejabat hukum dan pemusnahan, mereka nanti yang akan menandatangani berita acara pemusnahan dan daftar pertelaan.

Dokumen pemusnahan arsip

a.     Surat rekomdasi tim

b.     Surat persetujuan kepada ANRI

c.      Surat keputusan Direktur instansi terkait

d.     Berita acara

e.      Daftar arsip yang dimusnahkan ( daftar pertelaan)

Pemeliharaan arsip

Pemeliharaan arsip adalah usaha pengamanan arsip agar terawatt dengan baik sehingga mencegah kemungkinan adanya kehilangan dan kerusakan arsip.

Perawatan arsi

Perawatan arsip adalah kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan pada arsip yang rusak agar informasinya tetap terpelihara.

Tujuan pemeliharaan dan perawatan arsip merupakan usaha melestarikan arsip dari kerusakan.

Factor – factor yang menyebabkan rusaknya arsip

1.     Factor biologis      : jamur, serangga, binatang pengerat ( tikus)

2.     Factor fisis            : cahaya matahari, air

3.     Faktor  kimia        : tinta tulisan, keasaman kertas

4.     Factor lingkungan : manusia, bencana alam, banjir, kebakaran