Penyimpanan Arsip

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

Sistem penyimpanan arsip adalah sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya.

Manfaat sistem penyimpanan arsip

ü Arsip dapat tertata dengan rapi

ü Ruang kerja lebih rapid an efisien karena tidak banyak tumpukan kertas yang memenuhi ruangan

ü Arsip tidak hilang, sehingga informasinya dapat terpelihara

ü Mudah dalam perawatan

ü Mudah mencari bila sewaktu – waktu dibutuhkan

ü Mudah dalam penyusutannya karena dapat diketahui mana arsip yang memang sudah layak untuk dibuang dan mana yang tidak

Ada beberapa sistem penyimpanan surat / arsip yang banyak digunakan di kantor – kantor, baik pemerintahan maupun swasta yaitu sebagai berikut :

1.     Sistem abjad ( alphabetical filling system)

2.     Sistem subjek ( subjectical filling system )

3.     Sistem tanggal ( chronological filling system )

4.     Sistem wilayah ( geographical filling system )

5.     Sistem nomor ( numerical filling system )

Disamping kelima sistem tersebut banyak organisasi atau instansi yang menerapkan sistem kombinasi.Misalnya sistem subjek dipadu dengan sistem abjad, sistem abjad dipadu dengan sistem tanggal dsb.

Dalam pelaksanaan sistem penyimpanan ( filling system ), sering ditemui istilah – istilah yang biasa digunakan antara lain :

v Caption  ( kata tangkap )

Caption ( kata tangkap ) adalah suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasi dokumen / arsip untuk tujuan penyimpanan.

1.   Pada sistem abjad, kata tangkapnya adalah nama pengirim (surat masuk ) yaitu nama badan – badan pemerintah, lembaga – lembaga Negara, badan – badan swasta. Maupun nama – nama individu atau nama orang / badan / organisasi yang dituju ( surat keluar )

2.  Pada sistem subjek, kata tangkapnya adalah nama masalah / perihal / isi surat.

3.     Pada sistem tanggal, kata tangkapnya adalah tanggal surat.

4.    Pada sistem wilayah, kata tangkapnya adalah nama tempat asal surat ( surat masuk ) atau nama tempat alamat yang dituju ( surat keluar )

5.  Pada sistem nomor, kata tangkapnya adalah angka atau nomor tertentu sesuai aturan sistem nomor.

6.  Jika sebuah dokumen / arsip dapat diminta melalui beberapa kata tangkap, maka dokumen / arsip tersebut disimpan menurut kata tangkap yang terpenting, sedangkan untuk kata tangkap – kata tangkap yang lain jika perlu dibuatkan kartu tunjuk silang.

v Mengindeks

Mengindeks adalah kegiatan menentukan tanda pengenal arsip untuk memudahkan penemuan kembali. Indeks diambil dari kata tangkap

 (caption) terpenting dari surat yang di maksud sesuai dengan sistem penyimpanan.

1.     Mengindeks dalam sistem abjad berarti kegiatan membagi nama / orang / badan / organisasi menjadi beberapa unit

2.     Mengindeks dalam sistem subjek berarti menafsirkan masalah surat / warkat yang akan disimpan dan mencocokkan dengan daftar klasifikasi, kemudian mencatatkan pada kartu indeks.

3.     Mengindeks dalam sistem tanggal berarti menentukan tanggal surat menjadi beberapa unit, yaitu tanggal, bulan, dan tahun, serta mencatatnya dalam kartu indeks.

4.     Mengindeks dalam sistem wilayah berarti mencocokkan nama tempat asal / tujuan surat dengan daftar klasifikasi masalah dan mencatat dalam kartu indeks.

5.     Mengindeks dalam sistem nomor berarti menentukan nomor arsip untuk keperluan penempatan pada tempat penyimpanan.

v Kode

Kode adalah tanda – tanda tertentu sebagai pengenal arsip yang diperoleh dari indeks.Fungsinya untuk penyimpanan dan penemuan kembali arsip agar lebih cepat juga untuk ditulis pada tempat – tempat penyimpanan.

v Daftar Klasifikasi

Adalah daftar yang berisi tentang pengelompokan arsip berdasrkan nama, masalah, wilayah, nomor, atau lain sebagainya.

Contoh kartu indeks

JUDUL SURAT : ANDINI NOMOR SURAT : 021/MRT/07 TANGGAL SURAT : 15 MARET 2017 KODE SURAT : KEPEGAWAIAN CUTI

AN

 

Kartu indeks adalah kartu yang digunakan sebagai alat bantu yang memudahkan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat.

v Jenis – jenis peralatan kearsipan

Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan.

Fungsi peralatan kearsipan antara lain :

1.     Sebagai sarana penyimpanan arsip

2.     Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan,dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan.

3.     Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.

3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip

1.     Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip / dokumen / map dilakukan secara mendatar ( horizontal )

2.     Pengarsipan vertical yaitu penempatan atau penyimpanan arsip / dokumen / map dilakukan secara tegak lurus ( vertical ) dimana arsip disusun berderet ke belakang

3.     Pengarsipan lateral yaitu penempatan atau penyimpanan arsip / dokumen / map dilakukan secara berdiri ( lateral ) dimana arsip disusun berderet menyamping.

Macam – macam peralatan kearsipan

1.     Filling cabinet

2.     Guide

3.     Folder / map

4.     Rak sortir

5.     Kartu indeks

1.     Filling cabinet

Yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci.Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar.Disusun berdiri tegak lurus (vertical) berderet ke belakang. Arsip ( berkas )yang disimpan bersifat aktif.

Tipe – tipe filling cabinet

A.   Tipe drawer

Tempat menyimpan arsip berbentuk lemari dari 2 laci, 3 laci, sampai 4 laci.

B.   Tipe lateral

Lemari arsip dengan sistem penyimpanan vertical dan sebelumnya dimasukan kedalam ordner dahulu seperti lemari pakaian terbuat dari baja.

C.   Tipe rotary

Semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar dan arsip disimpan secara lateral.

2.     Guide

Yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat / pemisah dalam penyimpanan arsip.

Guide terdiri dari 2 bagian :

a.     Tab guide : yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode – kode, tanda, atau indeks ( pengelompokan ) arsip

b.     Badan guide fungsinya untuk menopang arsip – arsip yang ada di belakangnya.

Guide dibuat sesuai dengan ukuran arsip.

Posisi tab guide

·        Posisi pertama yaitu : tab guide terletak pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama ( main subject )

·        Guide kedua yaitu : tab guide terletak pda posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok  sekunder ( sub subject )

·        Guide ke 3 yaitu : tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier ( sub – sub subject ) atau lebih khusus lagi .

3.     Folder ( map )

Ø Stofmap folio yaitu : map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh .

Ø Map snelhecter yaitu : map yang mempunyai penjepit di tengah map dan tidak mempunyai daun penutup. Arsip yang disimpan berupa arsip inaktif

Ø Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit ordner dapat menyimpan 500 lembar arsip.

4.     Rak sortir

Adalah rak / alat yang digunakan untuk memisahkan surat / warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing – masing.

5.     Kartu indeks

Adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip / warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Ukurannya 12,5 cm x 7,5 cm

Kartu indeks mencatat tentang:

ü Judul / nama surat

ü Nomor surat

ü Hal surat

ü Tanggal surat

ü Kode surat

ü Kode kartu indeks

Filling sistem adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan.

Filling sistem sering disebut dengan sitem kearsipan atau administrasi kearsipan / manajemen kearsipan.

Tujuan filling sistem

1.     Menghemat waktu : maksudnya cepat dan tepat dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip

2.     Menghemat tempat : maksudnya dengan menggunakan peralatan kearsipan yang tepat, arsip yang bernilai guna akan tersimpan dan tertata dengan baik

3.     Menghemat tenaga : maksudnya dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip tidak menimbulkan banyak gerakan

Macam – macam filling sistem

1.     Abjad

2.     Tanggal

3.     Wilayah

4.     Masalah

5.     Nomor : ada 2 yaitu : dewey dan terminal digit

Prosedur filling

1.     Memeriksa tanda pelepas ( release mark )

Setiap warkat yang akan dimasukan kedalam file harus diperiksa apakah sudah mendapat tanda pelepas ( release mark ) atau belum.

Apabila belum, petugas harus menanyakan kepada pimpinan, bila warkat telah mendapat release mark berarti warkat tersebut telah selesai diproses dan boleh diarsipkan. Tanda pelepas dapat berupa disposisi yang tegas & jelas seperti file, Dep ( depooner =simpan), simpan, atau parap pimpinan. ( biasanya ujung atas kanan surat )

2.     Membaca warkat untuk menentukan judul surat ( caption )

Surat msuk dan keluar, sebelum disimpan terlebih dahulu dibaca dengan teliti maksud atau persoalannya. Untuk surat masuk yang menjadi captionnya adalah nama dari pengirim surat, sedangkan untuk surat keluar yang menjadi captionnya adalah nama dari tujuan surat.

3.     Mengindeks dan pemberian kode

Kegiatan ini memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disimpan.

4.     Pembuatan lembar petunjuk silang

Diperlukan untuk kata tangkap / judul surat yang lebih dari satu

5.     Pembuatan follow up slipt

Disiapkan untuk warkat-warkat yang memerlukan tindak lanjut dikemudian hari.

6.     Routing slipt

Diperlukan bila satu surat harus / disampaikan kepada lebih dari satu unit / pejabat contohnya lembar disposisi dan kartu kendali

7.     Penggolongan warkat ( penyortiran )

8.     Penyimpanan warkat

Warkat yang telah disortir dimasukan kedalam folder masing – masing dan dimasukan kedalam filling cabinet.

A.            Filling sistem abjad

        Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad.

        Pada sistem abjad juduk surat ( caption ) untuk surat masuk diambil dari nama pengirim surat dan surat keluar diambil dari nama tujuan surat.

        Istilah – istilah dalam filling sistem abjad

1.     Judul surat ( caption )

Yaitu suatu nama / nomor yang digunakan untk mengidentifikasi arsip untuk tujuan penyimpanan

2.     Kode

Adalah tanda / symbol yang dibubuhkan pada lembaran warkat. Kode ditulis dengan pensil di kanan atas surat.

3.     Mengindeks

Adalah kegiatan membagi judul / caption atas beberapa unit

4.     Unit

Adalah bagian terkecil dari suatu judul / caption

Peraturan  mengindeks dibedakan atas

a)     Mengindeks nama orang Indonesia

1)    Nama tunggal

2)    Nama ganda yaitu nama yang kalimatnya lebih dari 1. Dan dibalik saat mengindeks contoh :

Indra binangkit = binangkit indra

Unit 1 = binangkit

Unit 2 = indra

Untuk yang terdiri dari 3 kata

Indra binangkit satria = satria indra binangkit

Unit 1 = satria

Unit 2 = indra

Unit 3 = binangkit

3)    Nama keluarga, suku, dan marga

Nama orang yag diikuti dengan nama keluarga atau nama suku / marga di indeks berdasarkan nama keluarga, suku, atau marganya.

Contoh : abdul haris nasution = nasution haris abdul

Unit 1 = nasution

Unit 2 = haris

Unit 3 = abdul

Rani septiani rahayu sihombing = sihombing rahayu rani septiani

Unit 1 = sihombing

Unit 2 = rahayu

Unit 3 = rani

Unit 4 = septiani

*Pengkodean diambil dua huruf dari unit 1

*mengindeks nama perusahaan luar negri

Contoh : the golden bridge =  kata “the “ nya diabaikan dalam pengkodean

Jadi the golden bridge  kode : Go

4)    Nama singkatan

Nama yang memaknai singkatan di depan / dibelakang yang diutamakan adalah nama jelasnya.

Contoh : B.J habibie = habibie B.J

Unit 1= habibie

Unit 2 = B.

Unit 3 = J

Andri andriana W.W = andriana andri w.W

Unit 1 = andriana

Unit 2 = andri

Unit 3 = w

Unit 4 = W

5)    Nama yang memakai gelar ( gelar kebangsawanan, keagamaan, kesarjanaan, dan kepangkatan ) yang diindeks adalah nama asli, marga / keluarga. Sedangkan gelar di indeks pada unit terakhir dalam tanda kurung. Tetapi bila gelar itu di ikuti nama tunggal, maka gelarnya ikut diindeks

Contoh jenis nama tunggal

sultan hamengkubuwono = hamengkubuwono sultan

Contoh nama ganda

Raden Ajeng Ratna Kartilawa = kartilawa ratna (RA)

Contoh gelar kepangkatan

Prof. Dr. Muhtar Alatas P.hd, M.Hum = Alatas Muhtar ( Prof.Dr.P.hd. M.Hum )

Contoh gelar keagamaan

K.H Ali yafi = yafi Ali ( K.H )

6)    Nama yang memakai kata “bin” atau “binti” atau “AL” maka kata tersebut diindeks menjadi satu dalam satu unit. Tetapi diabaikan dalam penyusunan kode abjadnya.

Contoh : Hasan bin Ibrahim = bin Ibrahim hasan

Unit 1 = bin Ibrahim

Unit 2 = hasan

Kode = Ib ( dari kata Ibrahim )

b)    Peraturan mengindeks dan memberi kode nama perusahaan

1)    Nama perusahaan / toko / kantor

Yang diutamakan adalah nama yang dipentingkannya baru diikuti jenis badan hukum ( kegiatannya )

Contoh : PT Pos Indonesia = Pos Indonesia PT

Toko Sepatu Bata = Bata Toko Sepatu

*nama asli perusahaan tidak perlu diindeks

2)    Nama bank / perusahaan yang disingkat, harus dipanjangkan terlebih dahulu kemudian di indeks sebagaimana nama itu ditulis.

Contoh : BRI = Bank Rakyat Indonesia

             PDAM = Perusahaan Daerah Air Minum

Unit 1 = Bank

Unit 2 = Rakyat

Unit 3 = Indonesia

3)    Nama perusahaan / toko yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama perusahaan di indeks. Angka itu sebagai satu unit. Penulisan angka diganti dengan huruf. Contoh :

Toko 234 = toko dua tiga empat

Unit 1 = toko

Unit 2 = dua tiga empat

PT 005 = perseroan terbatas nol nol lima

Unit 1 = perseroan

Unit 2 = terbatas

Unit 3 = nol nol lima

4)    Nama perusahaan yang menggunakan huruf dan bukan merupakan singkatan maka di indeks sebagai unit tersendiri. Contoh :

Toko ABC = A B C toko

Unit 1 = A

Unit 2 = B

Unit 3 = C

Unit 4 = toko

Kode nya : Ab

5)    Nama perusahaan yang memakai tanda penghubung seperti dari, dan, kepada, kop, and, dan sebagainya tidak diindahkan dalam mengindeks dan ditempatkan diantara dua tanda kurung. Contoh :

Andi & motor service = Andi (&) motor service

Unit 1 = Andi (&)

Unit 2 = motor

Unit 3 = service

Kode = An

Modern fashion and make up = modern fashion ( and ) make up

Unit 1= modern fashion (and)

Unit 2 = make up

6)    Nama badan usaha yang bergerak di bidang pendidikan seperti sekolah, akademik, universitas, institute, dll. Diletakan pada unit terakhir. Bila nama itu lebih terkenal singkatannya diberi lembar petunjuk silang. Contoh :

SMK N.P Panjang = menengah kejuruan negri padang panjang (sek)

Unit 1 = Menengah

Unit 2 = Kejuruan

Unit 3 = Negri

Unit 4 = padang panjang (sek )

Kode : Me

SMU N padang = Menengah Umum negri padang (sek)

Unit 1 = menengah

Unit 2 = Umum

Unit 3 = negri

Unit 4 = padang (sek)

Kode : Me

c)     Peraturan mengindeks dan memberi kode instansi pemerintah

Ø Nama instansi / lembaga pemerintah yang di indeks adalah nama pokok dari instansi tersebut, sedangkan sifat dari organisasi itu ditempatkan diantara dua tanda kurung. Tetapi bila sifat organisasi itu diiringi nama tunggal, maka sifat organisasinya ikut diindeks serta diutamakan nama pokok organisasi tersebut.

Contoh :

Dep. Dalam Negri = Dalam Negri ( Departemen )

kode : Da

Lembaga Adm. Negara = Administrasi Negara lembaga  kode : Ad

Ø Nama instansi Negara asing diindeks unit politik Negara yang bersangkutan,

Contoh :

U.S.A = United State America  kode : Un

Republik Pakistan = Pakistan Republik  kode : Pa

d)    Peraturan mengindeks dan memberi kode nama organisasi dan perhimpunan.

Nama organisasi / perhimpunan diindeks kata pengenal terpenting dari nama itu dan sifat organisasi seperti : persatuan, himpunan, partai, dll, ditempatkan pada unit terakhir. Contoh :

PGRI = Perguruan Republik Indonesia Persatuan  Kode : Pe

ISWI = Sarjana Wanita Indonesia Ikatan Kode : Sa

Merancang daftar klasfikasi

Nama asli            diindeks            buat daftar klasifikasi

Daftar klasifikasi dibuat berdasarkan ( mengacu )  atas hasil pengindekan ( kodenya) kemudian di susun sesaui ketentuan. Jika sistem abjad maka disusun berdasarkan abjad, dan seterusnya.Contoh :

Andi firmansyah = Firmansyah andi kode : Fi

Ari firdatun = firdatun ari kode : Fi

PT mulya abadi =  mulya abadi PT  kode : Mu

Toko sepatu kurnia  = kurnia toko sepatu  kode : Ku

Daftar klasifikasi

Kode		Uraian
F	Fi	Firdatun ari
		Firmansyah andi
K	Ku	Kurnia toko sepatu
M	Mu	Mulya abadi PT

Peralatan dan perlengkapan untuk sistem abjad :

1.     Filling cabinet

2.     Guide = 26  sesuai abjad = 1 guide = 26 folder

3.     Folder = 26 guide x 26 folder

4.     Rak sortir

5.     Kartu indeks

Cara mengarsipkan surat dengan sistem abjad menggunakan buku agenda tunggal

1.     Urutkan surat berdasarkan tanggal surat

2.     Catat kedalam buku agenda tunggal

3.     Indeks dan kode surat serta buat daftar klasifikasinya

4.     Pisahkan surat masuk dan surat keluar

Cara membedakan surat masuk dan keluar

Ø Surat masuk ; kop surat berbeda – beda dan alamat dalamnya sama

Ø Surat keluar : kop surat sama dan alamat dalamnya yang berbeda – beda.

5.     Berilah pembatas surat masuk dan keluar memakai HVS berwarna

6.     Kelompokan  dan susun surat berdasarkan daftar klasifikasi

7.     Berilah pembatas hvs warna dan  multi tab yang sudah bertuliskan kode arsip pada masing – masing kelompok abjad.

Cara mengarsipkan surat dengan sistem abjad menggunakan buku agenda kembar

1.     Pisahkan surat masuk dan surat keluar

2.     Susun berdasarkan tanggal surat

3.     Catat kedalam buku agenda kembar

4.     Mengindeks, mengkode, dan membuat daftar klasifikasi

5.     Selanjutnya sma dengan langkah mengarsipkan surat pada buku agenda kembar

SISTEM TANGGAL ( FILLING SISTEM TANGGAL )

Sitem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, tanggal arsip dibuat. Sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain yaitu : kartu indeks, karena orang sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan surat tersebut dibuat.

Daftar klasifikasi tanggal

Tahun ( tanggal utama )  : sebagai kode laci

Bulan ( sub tanggal ) : sebagai kode guide

Tanggal ( sub – sub tanggal ) : sebagai hanging folder

Jenis – jenis peralatan dan perlengkapan dalam filling sistem tanggal

a)     Filling cabinet

Pada umumnya satu laci filling cabinet menyimpan arsip untuk satu tahun.Tetapi bisa saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2 – 3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.

b)    Guide

Jika 1 laci memuat arsip 1 tahun maka 1  laci memerlukan guide sebanyak 12 ( dalam 1 tahun ada 12 bulan ). Tetapi jika 1 laci memuat 2 – 3 bulan maka diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.

c)     Hanging folder

Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam 1 tahun ( 365 /366 hari jika tahun kabisat. Tetapi jika 1 laci hanya untuk 2 – 3 bulan maka hanya diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari dari 2 – 3 bulan tersebut.

d)    Kartu indeks

Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan.

Prosedur penyimpanan arsip dengan filling sistem tanggal

a)     Memeriksa surat / berkas

Melihat tanda – tanda perintah penyimpanan dan menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat.

b)    Mengindeks

Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, sub – sub tanggal

Contoh : surat tertanggal 1 februari 2009 terdiri dari tanggal utama ( 2009 ), sub tanggal ( februari ), sub – sub tanggal ( 1 )

c)     Mengkode

Memberi kode pada surat dengan kode tanggal

1 februari 2009

Kop surat

 

d)    Menyortir

Tergantung situasi dan kondisi

e)     menempatkan

tempatkan arsip sesuai dengan kode dan klasifikasi

prosedur penemuan kembali arsip dengan sistem tanggal

a)     tentukan identitas surat berapa tanggal surat tersebut dibuat

b)    cari arsip tersebut misalnya di laci berkode 2009 di belakang guide februari dan didalam hanging folder 3

c)     lihat arsip tersebut apakah benar sesuai dengan yang dicari ? jika ya, ambil arsip tersebut tukar dengan lembar pinjam arsip ( lembar 1 )

d)    berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar pinjam arsip ( lembar 2 )

e)     simpan lembar pinjam arsip ( lembar 3 ) kedalam tickler file

langkah menemukan arsip jika identitas tanggal tidak diketahui adalah sebagai berikut :

a)     tentukan identitas arsip berupa nama orang / badan / perusahaan

contoh : herlina diminta untuk mencari arsip dari Agus Harton yang tidak diketahui tanggal pembuatannya.

b)    Indekslah nama tersebut

Agus Hartono = Hartono Agus kode nya Ha

c)     Tentukan kode nya

Hartono Agus kode nya Ha

d)    Carilah kartu indeks di dalam laci berkode A – H di belakang guide berkode H di dalam hanging folder berkode Ha

e)     Lihatlah kartu indeks tersebut dan lihat kode surat

f)      Ambil arsip pada laci

g)     Jika arsip tersebut benar

h)    Berikan kepada peminjam berikkut lembar pinjam arsip ( lembar 2 )

i)       Simpan lembar pinjam arsip ( lembar 3) ke dalam tickler file.

·        Januari disimpan paling belakang dan desember paling depan

·        Tanggal 1 disimpan paling belakang dan tanggal 31 disimpan paling depan

Cara mengarsipkan surat dengan sistem tanggal menggunakan agenda tunggal dan agenda kembar

Cara mengarsipkan surat sistem tanggal dengan menggunakan buku agenda tunggal

1.     Urutkan surat berdasarkan tanggal surat

2.     Catat kedalam buku agenda tunggal

3.     Pisahkan surat masuk dan keluar

4.     Kelompokan surat berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal surat

5.     Susun surat berdasarkan tanggal bulan dan tahun ( terkecil di bawah )

6.     Kasih pembatas setiap kelompok tahun, bulan, dan tanggal ( hvs putih )

7.     Tempelkan multi tab yang sudah bertuliskan kode pada pembatas tersebut

Cara mengarsipkan surat sitem tanggal menggunakan buku agenda kembar

1.     Pisahkan surat masuk dan keluar

2.     Susun berdasarkan tanggal surat

3.     Catat ke dalam buku agenda kembar

4.     Susun surat berdasarkan tanggal bulan dan tahun ( terkecil di bawah )

5.     Kasih pembatas setiap kelompok tahun, bulan, dan tanggal ( hvs putih )

6.     Tempelkan multi tab yang sudah bertuliskan kode pada pembatas tersebut

Prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip secara global

1.     Prosedur penyimpanan warkat ( arsip )

a.     Pengumpulan warkat

Warkat – warkat yang berasal dari berbagai unit organisasi di kumpulkan pada bagian kearsipan.

b.     Penelitian tanda pelepas

Suatu warkat, baru boleh disimpan setelah mendapat tanda pelepas dari pimpinan. Tanda pelepas itu berupa kata – kata seperti :simpan, aripkan, file, depooner, atau disingkat Dep = simpan atau paraf dan sejenisnya yang biasa dipakai oleh pimpinan sebagai bukti tanda pelepas.

c.      Penetapan indeks

Warkat yang telah mendapat tanda pelepas harus diindeks berdasarkan peraturan yang berlaku

d.     Pemberian kode warkat

Kode warkat diperlukan sebagai dasar penempatan didalam laci, dibelakang guide di dalam folder mana suatu warkat akan disimpan.

e.      Penyortiran

Kegiatan memisah – misahkan warkat berdasarkan kode yang telah ditetapkan.

f.       Penyimpanan dan penataan

Menaruh atau menyimpan warkat kedalam folder masing – masing berdasarkan kode abjad yang telah ditetapkan dan menyusunnya menurut ketentuan yang berlaku

g.     Pemeliharaan, perawatan, penyiangan, dan pemusnahan arsip menurut peraturan yang berlaku.

2.     Prosedur penemuan kembali arsip ( finding )

a.     Menanyakan jenis arsip yang disimpan

b.     Menentukan kode berdasarkan nama yang telah diindeks

c.      Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan lembar pijam arsip ( out slip) bila yang dipinjam itu lembar arsip. Jika yang dipinjam satu folder maka harus pula dibuatkan out foldernya.

d.     Menyerahkan arsip kepada peminjam

*Cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip dalam filling cabinet sistem abjad misalnya sebuah surat diterima dari langganan Sukri Ahmad diindeks menjadi Ahmad Sukri, setelah diindeks kodenya adalah A atau Ah. Maka warkat itu dapat disimpan dalam A – Z di belakang guide A didalam folder A. Jika kodenya dibuat Ah maka warkat itu dapat disimpan di dalam laci ABC dibelakang guide A di dalam folder Ah atau didalam laci A dibelakang guide A di dalam folder Ah bagi yang membuat laci – laci sebanyak abjad ,begitu juga hal nya dalam penemuan kembali arsip.

Cara mengarsipkan surat dengan sistem masalah menggunakan buku agenda tunggal

1.     Susun surat berdasarkan tanggal surat, kemudian catat pada buku agenda tunggal

2.     Buatlah daftar klasifikasi dengan sistem masalah

3.     Pisahkan surat masuk dan surat keluar

4.     Susun dan kelompokan surat berdasarkan daftar klasifikasi. Setiap kelompok masalah dibatasi dengan HVS ( pembatas ) dan tempelkan multi tab yang sudah bertuliskan kode pada pembatas tersebut.

Cara mengarsipkan surat dengan  sistem wilayah menggunakan buku agenda tunggal

1.     Susun surat berdasarkan tanggal surat

2.     Catat kedalam buku agenda tunggal

3.     Buatlah daftar klasifikasi berdasarkan wilayah

4.     Pisahkan surat masuk dan surat keluar

5.     Susun dan kelompokan surat berdasarkan daftar klasifikasi, berilah pembatas pada setiap kelompok wilayah

6.     Beri kode pada setiap surat diatas kanan surat ( dipojok )

7.     Tempelkan multi tab yang sudah diberi kode

Contoh :

Nomor dewey

256.5

Laci 200 urutan ke 3

Guide 250 urutan ke 6

Folder 256 urutan ke 7

Surat ke 6

346.8

Laci 300 urutan ke 4

Guide 340 urutan ke 5

Folder 346 urutan ke 7

Surat ke 9

Kehilangan arsip akibat peminjaman yang tidak tertib

           Pencarian suatu arsip pada bagian kearsipan sering mengalami hambatan bahkan sering dijumpai bahwa arsip yang sedang dicari itu sebenarnya sudah hilang.Hilangnya arsip dapat disebabkan oleh berbagai maslaah. Yang sering terjadi di lingkungan kantor seperti : penyimpanan arsip yang tidak teliti, belum dilakukannnya pencatatan arsip yang diterima atau dikeluarkan dan peminjam yang tidak tertib

Untuk menghidari hilangnya arsip yang disebabkan oleh peminjaman yang tidak melakukan administrasi yang tertib, maka petugas kearsipan menyediakan formulir khusus untuk mencatat arsip yang dipinjam, yang disebut dengan bon pinjam atau out slip

Bon pinjam atau out slip adalah sehelai kertas yang berisi keterangan – keterangan yang dapat digunakan sebagai pengganti warkat atau arsip yang dipinjam.

Oleh sebab itu bon pinjam ( out slip ) harus ditempatkan pada tempat warkat atau arsip yang dikeluarkan atau dipinjam. Supaya arsi – arsip yang dipinjam oleh pihak lain mudah diketahui jumlah dan tempat serta kapan harus dikembalikan maka petugas arsip harus menempuh langkah – langkah sebagai berikut :

1.     Mengisi bon pinjaman rangkap 3 dan ditandatangani oleh peminjam

Lembar pertama ( asli ) dijadikan sebagai pengganti arsip yang dipinjamdan ditempatkan dalam folder yang disebut dengan out slip. Bila dipinjam 1 map, makan map pengganti arsip yang dipinjam disebut out folder. Begitu juga halnya jika arsip yang dipinjam tadi ada lagi pihak lain yang akan meminjam maka harus dibuatkan on call cardnya.

Lembar kedua diberikan kepada si  peminjam

Lembar ketiga dijadikan sebagai bukti arsip yang dipinjam oleh arsiparis pada unit kearsipan dan ditempatkan pada berkas peringatan yang disusun berdasarkan tanggal pengambilan.

2.     Petugas harus memeriksa setiap saat berkas peringatan pada unit kearsipan agar dikembalikan tepat waktu

3.     Pada waktu pengambilan arsip yang harus diperiksa adalah apakah arsip masih baik atau rusak, lewat jatuh tempo atau tidak. Bila rusak harus diperbaiki, bila lewat jatuh tempo peminjam diberi teguran.

4.     Menerima arsip tersebut bersama dengan bon pinjaman

5.     Menempatkan kembali arsip pada tempat penyimpanan semula dan mencabut out slip dari folder

6.     Bon peminjam yang diterima dari si peminjam dan yang dicabut dari folder dapat dirobek. Sedangkan bon peminjam pada unit kearsipan disimpan sebagai bahan pertimbangan untuk menilai arsip pasif atau semi aktif.

Bon pinjam arsip (out slip)

Tanggal :

1.     Kode arsip

2.     Nomor surat

3.     Tanggal surat

4.     Hal surat

5.     Nama peminjam

6.     Bagian

7.     Jabatan

8.     Lama pinjam tanggal :                           sd tanggal :

Yang diberikan                                      yang meminjam

Tanda tangan                                                   tanda tangan

(                    )                                         (                      )

Kembali tanggal:                                    yang menerima

Yang mengembalikan                             tanda tangan

(                       )                                       (                    )

                                                                                 

BON PINJAM FOLDER ( OUT FOLDER )

Nama                                                                   tanggal kembali

Perihal                                                                  tanggal surat

Diambil oleh                                                         tanggal diambil

Bagian                                                                  paraf