Sistem Kearsipan

MEMILIH SYSTEM YANG SESUAI

A.   Asas pengelolaan kearsipan

Asas pengelolaan surat / arsip adalah penentuan kebijakan pengorganisasian kegiatan pengelolaan surat secara baku pada suatu instansi. Di dalam kearsipan terkandung unsur – unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, penemuan kembali, dan penyusutan.

1.     Asas sentralisasi

Adalah pengendalian kegiatan pengurusan surat / arsip, baik surat masuk maupun surat keluar, sepenuhnya dibebankan dan dipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu organisasi yang disebut “ Unit Kearsipan “

Unit Kearsipan adalah satuan kerja yang kegiatan pokoknya meliputi pengendalian dan pengurusan surat / arsip. Sedangkan unit kerja adalah satuan kerja yang menangani suatu bidang dalam suatu organisasi.

Dengan asas sentralisasi ini, maka :

a.     Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan serta pengendalian dan penyimpanan surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kearsipan.

b.     Surat masuk yang diterima oleh unit pengolah harus disampaikan terlebih dahulu kepada unit kearsipan dan baru boleh diterima oleh unit pengolah setelah dilakukan pencatatan oleh unit kearsipan sesuai dengan tugasnya.

c.      Penggunaan sarana pencatatan sudah lebih effisien, baik kartu kendali maupun lembar pengantar, karena cukup dengan rangkap dua.

Asas ini akan berjalam dengan baik dan lancar apabila memenuhi kriteria sebagai berikut :

a.     Organisasi masih kecil dan telah memiliki program manajemen kearsipan yang mantap.

b.     Adanya jaminan kerahasiaan arsip, khususnya yang terkait dengan kebijakan arsip rahasia, termasuk arsip personil. Seringkali konsep sentralisasi ditolak oleh para pengguna karena khawatir kerahasiaan informal tidak terjamin, khususnya yang terkait dengan arsip kepegawaian dan keuangan.

c.      Kondisi lingkungan gedung tidak terpisah – pisah ( saling berdekatan ).

Keuntungan asas sentralisasi

·        Adanya keseragaman sistem dan prosedur

·        Arsip hilang atau kesalahan penyimpanan, kecil sekali terjadi karena arsip dikelola oleh tenaga – tenaga yang telah dipersiapkan untuk tugas pengelolaan arsip ( tenaga  professional )

·        Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali karena akan segera diketahui apakah arsip yang bersangkutan merupakan duplikasi atau bukan.

·        Penggunaan ruangan dan peralatan lebih efisien dan efektif

·        Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancar secara terprogram akan dapat dilakukan pemusnahan atau pemindahan ke arsip inaktif.

·        Pengawasan lebih mudah.

Kelemahan asas sentralisasi

·        Keragaman asas belum tentu cocok untuk semua unit kerja.

·        Bagi organisasi kantor yang bagian – bagiannya tidak berada dalam satu kompleks dan terpencar – pencar dibeberapa tempat, maka pelaksanaan asas sentralisasi kurang tepat karena pekerjaan menjadi lebih lambat.

·        Petugas kearsipan belum tentu paham dengan permasalahan – permasalahan unit kerja, sehingga dapat terjadi salah persepsi dalam menilai sebuah arsip.

·        Kemungkinan arsip tidak dapat ditemukan besar karena arsip hilang atu terselip.

2.     Asas Desentralisasi

Adalah pengendalian kegiatan pengelolaan surat / arsip, baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh masing – masing unit kerja dalam suatu organisasi. Masing – masing unit kerja dalam organisasi melaksanakan dan mempertanggungjawabkan, pengelolaan surat / arsipnya, dari penerimaan. Pencatatan, samapai dengan pengiriman surat.

,Dengan asas sentralisasis ini.maka :

a)     Pengelolaan, pengarahan, dan pengendalian surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengolah

b)    Fungsi dan wewenang unit kearsipan terbatas pada penerimaan dan pengelolaan serta penyimpanan arsip inaktif

c)     Penggunaan sarana pencatatan surat, baik kartu kendali maupun lembar pengantar

Keuntungan asas desentralisasi

1)    Unit kerja dapat menerapkan asas pengelolaan kearsipan yang sesuai dengan bidang pekerjaan

2)    Proses kerja lebih lancar sehingga arsip dapat ditemukan dengan cepat

3)    Penetapan nilai guna arsip lebih tepat

4)    Setiap karyawan akan lebih berkembang pengetahuannya tentang kearsipan

Kelemahan asas desentralisasi

1)    Kemungkinan terjadinya ketidakseragaman asas dan prosedur termasuk peralatan akan semakin besar

2)    Kemungkinan banyak arsip yang sama disimpan pada tiap unit kerja

3)    Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan tata kearsipan khususnya pelaksanaan penataan berkas. Penataan berkas pada unit kerja seringkali tidak diperhatikan karena kegiatan ini dianggap kegiatan yang kurang penting, sehingga mendapat prioritas terakhir. Akibatnya arsip seringkali tidak terorganisir secara baik bahka cenderung kacau.

4)    Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikuti, sehingga pertumbuhan arsip semakin meningkat memenuhi ruangan kerja. Pemusnahan arsip dilaksanakan tidak melalui ketentuan yang berlaku, sering kali terjadi pemusnahan terhadap arsip yang selayaknya dipertahankan. Sehingga tidak jarang organisasi kehilangan bahan bukti.

5)    Petugas kearsipan di unit kerja kurang memiliki pengetahuan dan keterampilan di bidang kearsipan. Hal ini disebabkan pekerjaan kearsipan dianggap bukan pekerjaan pokok mereka.

3.     Asas desentralisasi terkendali ( Gabungan )

Asas ini merupakan gabungan dari sentralisasi dan desentralisasi yaitu masing – masing unit kerja dapat melaksanakan pengelolaan suratnya sendiri – sendiri, namun pengendaliannya dilakukan secara terpusat. Asas ini bertujuan meningkatkan kelebihan dari suatu asas dan meminimalkan kekurangannya.

          Keuntungan sistem gabungan

a)     Keseragaman prosedur dan tata kerja

b)    Proses kerja lancar, karena arsip aktif berada di unit pengolah

c)     Efisiensi kerja di unit pengolah, karena adanya pemisahan antara arsip aktif dan inaktif

d)    Lebih mudah dalam pengendalian dan pembinaannya

e)     Karyawan di unit kerja dapat bertambah

Kelemahan sisitem gabungan

a)     Karena diselenggarakan di dua tempat, maka tentu saja peralatan yang digunakan cukup banyak

b)    Kemungkinan adanya arsip kembar dapat terjadi

c)     Membutuhkan tenaga yang lebih banyak

Untuk memilih asas pengelolaan mana yang sesuai tentu saja harus mempertimbangkan beberapa hal :

1.     Besar kecilnya rentang tugas organisasi yang bersangkutan

2.     Kompleksitas tugas dan fungsi organisasi

3.     Lokasi gedung kantor satu atap atau terpencar

4.     Jumlah karyawan yang ada dalam suatu organisasi

5.     Jumlah surat yang dikelola