Pengertian Arsip

ARSIP

Arsip

menurut kamus administrasi perkantoran ( the liang gie ) adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat dan tepat ditemukan.

Warkat

Adalah setiap catatan tertulis atau tergambar tentang sesuatu hal yang dapat dijadikan sebagai alat pengingat.

Syarat-syarat arsip

1.     Kumpulan warkat

2.     Disimpan secara teratur

3.     Memiliki nilai guna

4.     Dapat ditemukan dengan cepat dan tepat saat diperlukan

Jenis –jenis arsip

1.     Berdasarkan bentuk fisiknya

A.   Arsip yang berbentuk lembaran. Contoh : surat, kwitansi, faktur, dan foto.

B.   Arsip yang tidak berbentuk lembaran. Contoh : disket, flahdisk, microfilm, dan rekaman pada peta kaset.

2.     Berdasarkan masalahnya

A.   Financial record yaitu arsip-arsip yang berisi catatan – catatan mengenai masalah keuangan. Contoh : kwitansi, giro, cek, dan kartu kredit.

B.   Inventory record yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris. Contoh : catatan tentang jumlah barang, merk, ukuran, dan harga.

C.   Personal record yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah barang kepegawaian. Contoh : surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi pegawai, dan surat keputusan.

D.   Sales record yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh : data penjualan, daftar nama agen dan distributor.

E.    Production record yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi. Contoh : arsip tentang jenis bahan baku, jenis / mesin yang digunakan, dan jenis dan kualitas barang.

3.     berdasarkan pemiliknya

A.    lembaga pemerintah

ü Arsip nasional Indonesia ( Arsip Nasional Republik Indonesia)

ü Arsi nasional di setiap ibu kota daerah tingkat I (arsip nasional daerah)

B.   Intansi pemerintah / swasta

ü Arsip premier dan arsip sekunder. Arsip premier adalah arsip aslinya,sedangkan arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan atau carbon copy

ü Arsip sentaral dan arsip unit. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya pada setiap bagian organisasi.

4.     Berdasarkan sifatnya

A.   Arsip tidak penting

arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi contoh : surat undangan, surat pemberitahuan.

B.   Arsip biasa

arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu. Contoh : surat lamaran kerja dan surat tagihan.

C.   Arsip penting

arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama. Contoh : surat perjanjian dan surat kontrak.

D.   Arsip sangat penting ( vital )

Arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah / ilmiah ). Contoh : naskah proklamasi dan surat keputusan hasil penelitian ilmiah.

E.    Arsip rahasia

Arsip yang isinya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam sutu organisasi.Contoh : hasil penilaian pegawai dan strategi pemasaran.

5.     Berdasrkan fungsinya

A.   Arsip dinamis

Arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.

Arsip dinamis dibedakan sebagai berikut :

ü Arsip aktif

Arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor. Arsip ini masih sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu.

ü Arsip semi aktif

Arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, tetapi kadang – kadang masih diperlukan.

ü Arsip inaktif

Arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan.Arsip inaktif hanya digunakan sebagai referensi atau pemberi keterangan semata.

B.   Arsip statis

Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, walaupun untuk penyelenggaraan administrasi Negara.

NILAI GUNA ARSIP

1.     Nilai penerangan : arsip hanya mempunyai kegunaan sebagai bahan informasi, pemberitahuan, contoh : surat pengumuman

2.     Nilai yuridis  :  arsip yang dapat digunakan sebagai bahan atau alat pembuktian dalam peristiwa hukum. Contoh  : akta kelahiran, surat perjanjian, dan kwitansi.

3.     Nilai historis : arsip yang dapat menggambarkan suatu kejadian / peristiwa dari masa lampau. Contoh : teks proklamasi

4.     Nilai ilmiah : arsip yang dapat digunakan untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan penyelidikan. Contoh : hasil karya tulis

5.     Nilai guna financial yaitu arsip yang mempunyai kegunaan dalam bidang keuangan. Contoh : kuitansi dan bukti pembayaran pajak.

Menurut Vernon B.Santen, nilai guna arsip disingkat ALFRED,yaitu :

A= administration value ( nilai administrasi )

L= legal value ( nilai hukum )

F= fiscal value (nilai keuangan )

R= research value (nilai penelitian )

E= education value ( nilai pendidikan )

D= documentation value ( nilai dokumentasi )

Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan penyimpanan, serta perawatan warkat menurut system tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.

Kearsipan menurut kamus administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penyelenggaraan kearsipan mulai dari pengumpulan warkat sampai penyingkirannya.

Ruang lingkup kearsipan

1.     Penciptaan dan penerimaan warkat

2.     Pengumpulan dan pengaturan warkat

3.     Pengendalian warkat

4.     Pemeliharaan dan perawatan warkat

5.     Penyimpanan arsip

6.     Pemusnahan

Tujuan penyelenggaraan kearsipan

1.     Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman.

2.     Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat.

3.     Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan

4.     Untuk menghemat tempat penyimpanan

5.     Untuk menjaga kerahasiaan dan kelestarian arsip

6.     Untuk menyelamatkan arsip yang berisi informasi pertanggung jawaban